ابزار تحقیقات بازار، در اخذ تصمیمات استراتژیک، کشف نیازهای برآورده‌نشده مشتریان و در بسیاری موارد به کشف ایده‌های جدید برای ارائه محصولات و خدمات جدید کمک می‌کند. تصمیم‌گیری‌هایی که در کسب‌وکار براساس دانایی و آگاهی مناسب و تحقیقات بازاری خوب انجام شود، مخاطرات را به حداقل می‌رساند. برای استفاده از ابزار تحقیقات بازار، گام‌های زیر را بردارید:
گام اول- هدف و «مساله» را تعریف کنید. شاید مهم‌ترین گام در استفاده از ابزار تحقیقات بازار، تعیین اهداف آن است. اهداف تعیین‌شده به درک و استخراج پرسش‌های مناسب کمک می‌کند. به‌طور معمول در هر کسب‌وکاری یک مساله (یا فرصت!) وجود دارد و شما به عنوان کسی که قصد استفاده از این ابزار را دارید، باید توانایی به‌دست آوردن اطلاعات برای پاسخ به مسائل را داشته باشید. برخی مسائل در کسب‌وکار این چنین هستند: «برای محصول جدید خود چگونه قیمت‌گذاری کنیم؟» یا «اولویت در ارائه خدمات به مشتری چگونه است؟»
با درک شفاف مساله مرتبط با کسب‌وکار، قادر خواهید بود از ابزار تحقیقات بازار به‌طور موثر و متمرکز استفاده کنید.
گام دوم- «طرح تحقیقات بازار» را مشخص کنید. اکنون که هدف تحقیق بازار را می‌دانید، زمان آن است که طرح روش تحقیقات بازار خود را مشخص کنید. «طرح تحقیقات بازار» برنامه‌ریزی دقیقی برای آغاز این کار است. در این گام شما روش انجام تحقیقات بازار (مانند انجام نظرسنجی آنلاین، گروه متمرکز و…) را تعیین خواهید کرد. در این مرحله باید به چگونگی انتخاب و شناسایی مخاطبان برای انجام تحقیقات بازار و همچنین برنامه‌ریزی برای روش ارتباطی (مانند تلفن، حضوری، ایمیل، اینترنت و…) فکر کنید. یک بار دیگر به ذهن خود بسپارید که گزارش و نتایج نهایی تحقیق باید پاسخگوی هدف تعیین‌شده باشد. بر این اساس میتوانید روش تجزیه و تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده(مانند ارائه خلاصه گزارش ساده، تحلیل رگرسیون پیشرفته و…) را تعیین کنید. انتخاب روش در ابزار تحقیقات بازار به طبیعت اطلاعات مورد نظر بستگی دارد. سه طبقه‌بندی برای تحقیقات بازار پیشنهاد می‌شود:
• تحقیقات اکتشافی: از این روش زمانی استفاده می‌شود که موضوع به خوبی درک یا تعریف نشده است و آگاهی شما از موضوع تحقیق اندک است. تحقیقات اکتشافی به شما کمک می‌کند دیدگاه وسیع‌تری از موضوع به‌دست آورید، متمرکزتر شوید و برای رسیدن به تمرکز بیشتر بر موضوعی خاص تاکید داشته باشید. تکنیک‌های معمول مورد استفاده در این دسته‌بندی شامل گروه‌های متمرکز و انجام مصاحبه است. معمولا نتایج حاصل از تحقیقات اکتشافی کیفی است.
• تحقیقات توصیفی: اگر هدف از تحقیق بازار شما، رسیدن به اطلاعات دقیق در مورد موضوعی خاص باشد، در این صورت باید از روشی کمی استفاده کنید. معمولا استفاده از نظرسنجی‌ها بهترین روش برای تحقیقات توصیفی است.
• تحقیقات علت و معلولی: این نوع تحقیق بازار، معمولا با انجام یک آزمون میدانی یا تجربه همراه است. در این روش تلاش خواهید کرد تا ارتباطی علّی بین متغیرها ایجاد کنید. برای مثال ممکن است موضوع تحقیق شما تاثیر پخش موسیقی در افزایش فروش رستوران باشد.
گام سوم-«ابزار تحقیق» را طراحی و آماده کنید. این مرحله، زمان طراحی ابزار تحقیقات است. اگر مطابق با گام دوم به این نتیجه رسیده‌اید که استفاده از روش نظرسنجی بهترین گزینه است، باید نوشتن سوالات و طراحی پرسش‌نامه را آغاز کنید. اگر قرار است از گروه متمرکز برای انجام تحقیق استفاده کنید، باید محتوا و پرسش‌های مورد نظر خود را طراحی و آماده کنید. این گام نیز بخشی از فرآیند تحقیقات بازاریابی است. نکته مهم در این گام، این است که قبل از به کارگیری ابزار تحقیق، بهتر است روش انتخابی روی تعدادی افراد، به‌صورت آزمایشی انجام و پس از رفع نقایص احتمالی به‌طور گسترده پیاده‌سازی شود.
گام چهارم-داده‌های مورد نیاز را جمع‌آوری کنید. این گام بر مواد اولیه تحقیقات بازار تاکید دارد. حین گردآوری اطلاعات با روش‌های متنوعی که ذکر شد، سعی کنید تمامی داده‌های به‌دست آمده شامل پاسخ‌ها و مشاهدات را به‌طور مناسب گردآوری و ثبت کنید. حتی بخش کوچکی از اطلاعات نیز ارزشمند است و به‌زودی خواهید توانست از کنار هم قرار دادن آنها نتیجه‌گیری استادانه‌ای داشته باشید.
گام پنجم- داده‌های به‌دست آمده را تجزیه و تحلیل کنید. در ابتدای این گام با انبوهی از داده‌های پردازش‌نشده مواجه هستید. معمولا برای تجزیه و تحلیل اطلاعات از نرم‌افزارهایی چون excel، minitab و SPSS و سرویس‌های نرم افزاری چون پرس لاین استفاده می‌شود. با به‌کارگیری این نرم‌افزارها جداول، نمودارها و نتایج بخش‌بندی‌شده مورد نیاز خود (مانند سن، جنسیت و…) را بسازید و نگاهی به روندهای اصلی داده‌های خود داشته باشید.
گام ششم- اطلاعات به‌دست آمده را تصویر و با نتایج به‌دست آمده ارتباط برقرار کنید. تجزیه و تحلیل داده‌ها و ساخت جداول و نمودارهای حاصل از آن کار زمانبری است. در این مرحله نیاز است که ترجمه و تفسیر معناداری از این نتایج ارائه کنید. بهترین روش این است که نتایج حاصله را به هدف و مساله تعیین شده در گام اول مرتبط کنید و سپس پیشنهادهای خود را براساس نتایج به‌دست آمده بیان کنید. در این گام علاوه‌بر ارائه نتایج به‌دست آمده، موظف به ارائه دیدگاه‌ها، پاسخ‌ها و پیشنهادها هستید.